GARENTA TRANSPORT SOLUTIONS A.D.

ПОЛИТИКА ЗА ЗАШТИТА И ОБРАБОТКА НА ЛИЧНИ ПОДАТОЦИ

1. ВОВЕД

1.1. Цел и опсег на политиката

Законот бр. 6698 за заштита на личните податоци („Закон“) стапи на сила на 7 април 2016 година. Целта на оваа Политика за обработка и заштита на личните податоци на Garenta Transport Solutions A.Ş. („Политика“) е да се обезбеди усогласеност на Garenta Transport Solutions A.Ş. („Компанијата“) со Законот и да се утврдат принципите што треба да се следат при исполнувањето на обврските на Компанијата во врска со заштитата и обработката на личните податоци. Политиката ги одредува условите за обработка на личните податоци и ги утврдува главните принципи усвоени од Компанијата при обработката на личните податоци.

Во овој контекст, Политиката ги опфаќа сите активности за обработка на лични податоци што ги врши Компанијата во рамките на Законот, сите релевантни лица чии лични податоци ги обработува Компанијата и сите лични податоци обработени од Компанијата. Прашањата во врска со обработката на личните податоци на вработените во Компанијата не се опфатени со оваа Политика, но се регулирани одделно во Политиката за обработка и заштита на личните податоци на вработените во Garenta Transport Solutions A.Ş. Дефинициите на термините што се користат во Политиката се дадени во ДОДАТОК-1.

1.1. Важење и промена

Политиката е објавена на веб-страницата на Компанијата и е достапна за јавноста. Во случај на конфликт помеѓу одредбите на оваа Политика и важечката легислатива, особено Законот, ќе се применуваат одредбите од легислативата.

Компанијата го задржува правото да ја измени Политиката во согласност со законските регулативи. Тековната верзија на Политиката е достапна на веб-страницата на Компанијата.

2. РЕЛЕВАНТНИ ЛИЦА, ЦЕЛИ НА ОБРАБОТКА НА ПОДАТОЦИ И КАТЕГОРИИ НА ПОДАТОЦИ ПОВРЗАНИ СО АКТИВНОСТИТЕ ЗА ОБРАБОТКА НА ЛИЧНИ ПОДАТОЦИ ШТО ГИ ВРШИ НАШАТА КОМПАНИЈА

2.1 Релевантни лица

Релевантни лица во рамките на Политиката се сите физички лица, освен вработените во Компанијата, чии лични податоци ги обработува Компанијата.

Во овој контекст, општите категории на релевантни лица се следните:

Категориите на релевантни лица се наведени за општи информативни цели. Фактот што едно релевантно лице не спаѓа во ниту една од овие категории не го поништува неговиот статус како релевантно лице како што е дефинирано во Законот.

2.2. Цели на обработката на лични податоци

Вашите лични податоци и чувствителни лични податоци може да бидат обработени од Компанијата за следните цели, во согласност со условите за обработка на лични податоци содржани во Законот и соодветната легислатива:

2.3. Категории на лични податоци

Вашите лични податоци, категоризирани подолу, се обработуваат од Компанијата во согласност со условите за обработка на лични податоци содржани во Законот и соодветната легислатива.

3. ПРИНЦИПИ И УСЛОВИ ПОВРЗАНИ СО ОБРАБОТКАТА НА ЛИЧНИ ПОДАТОЦИ

3.1. Принципи поврзани со обработката на лични податоци

Вашите лични податоци се обработуваат од Компанијата во согласност со принципите за обработка на лични податоци содржани во член 4 од Законот.

Придржувањето до овие принципи е задолжително за секоја активност за обработка на лични податоци:

• Обработка на лични податоци во согласност со законот и правилата за правичност: Компанијата постапува во согласност со законите, секундарните регулативи и општите принципи на правото при обработката на вашите лични податоци. Таа придава важност на обработката на личните податоци ограничени на целта на обработката и ги зема предвид разумните очекувања на релевантното лице.

• Личните податоци да бидат точни и ажурирани: Компанијата внимава дали вашите лични податоци што се обработуваат се ажурирани и врши соодветни проверки во овој поглед. Релевантните лица имаат право да бараат исправка или бришење на податоците што не се точни и ажурирани.

• Обработка на лични податоци за специфични, јасни и легитимни цели: Компанијата ги одредува целите на обработката на податоците пред секоја активност за обработка на лични податоци и осигурува дека овие цели не се незаконски.

• Личните податоци да бидат поврзани, ограничени и пропорционални на целта за која се обработуваат: Активноста за обработка на податоци од Компанијата е ограничена на личните податоци неопходни за постигнување на целта на собирањето, а се преземаат неопходни чекори за да не се обработуваат лични податоци кои не се поврзани со таа цел.

• Чување на личните податоци само за периодот што го бара легислативата или за целите на обработката: Откако ќе престане да постои целта за која биле обработени личните податоци или откако ќе истече периодот предвиден со легислативата, личните податоци се бришат, уништуваат или анонимизираат од Компанијата.

3.2. Услови за обработка на лични податоци

Вашите лични податоци се обработуваат од Компанијата ако е присутен барем еден од условите за обработка на лични податоци содржани во член 5 од Законот.

Објаснувањата за гореспоменатите услови се дадени подолу:

• Постоење на изречна согласност од релевантното лице: Во случаи кога други услови за обработка на податоци не постојат, личните податоци на релевантното лице може да бидат обработени од Компанијата во согласност со општите принципи наведени во Наслов 3.1., под услов релевантното лице да даде согласност по своја слободна волја, со доволно знаење за активноста за обработка на лични податоци, без двоумење и ограничено само на таа трансакција.

• Активноста за обработка на лични податоци е јасно предвидена со законите: Во овој случај, личните податоци може да бидат обработени од Компанијата без изречна согласност од релевантното лице, во рамките на соодветната законска регулатива.

• Неможност за добивање изречна согласност од релевантното лице поради фактичка неможност и обработката на лични податоци е задолжителна: Личните податоци на релевантното лице кое не може да ја изрази својата согласност или чија согласност не може да се смета за валидна ќе бидат обработени од Компанијата ако обработката на лични податоци е задолжителна за заштита на животот или физичкиот интегритет на релевантното лице или на трето лице.

• Активноста за обработка на лични податоци е директно поврзана со воспоставувањето или извршувањето на договор: Ако обработката на личните податоци на страните на договор склучен или веќе потпишан помеѓу релевантното лице и Компанијата е неопходна, активноста за обработка на лични податоци ќе се изврши.

• Задолжително извршување на активноста за обработка на лични податоци за контролорот на податоци да ја исполни својата законска обврска: Компанијата ги обработува личните податоци со цел да ги исполни своите законски обврски предвидени со важечката легислатива.

• Релевантното лице ги објавило своите лични податоци: Личните податоци објавени од релевантното лице на кој било начин и ставени на располагање на сите како резултат на објавувањето, може да бидат обработени од Компанијата, ограничени на целта на објавувањето, дури и без изречна согласност од релевантните лица.

• Обработката на лични податоци е задолжителна за воспоставување, користење или заштита на право: Компанијата може да ги обработи личните податоци на релевантните лица без нивна изречна согласност во рамките на задолжителното.

• Обработката на податоци е задолжителна за легитимните интереси на контролорот на податоци, под услов да не им наштети на основните права и слободи на релевантното лице: Личните податоци може да бидат обработени од Компанијата, под услов да се одржи рамнотежата на интересите помеѓу Компанијата и релевантното лице. Во овој контекст, Компанијата прво го одредува легитимниот интерес што ќе го добие како резултат на активноста за обработка. Таа го оценува можното влијание на обработката на личните податоци врз правата и слободите на релевантното лице и ја спроведува активноста за обработка ако смета дека рамнотежата не е нарушена.

3.3. Услови за обработка на чувствителни лични податоци

Во член 6 од Законот, чувствителните лични податоци се наведени на ограничен начин. Тоа се: расата на поединците, етничкото потекло, политичкото мислење, филозофското верување, религијата, сектата или другите верувања, облеката, членството во здруженија, фондации или синдикати, здравјето, сексуалниот живот, податоците поврзани со кривична осуда и безбедносни мерки, како и биометриските и генетските податоци. Компанијата може да ги обработува чувствителните лични податоци во следните случаи, обезбедувајќи дека се преземени дополнителни мерки утврдени од Одборот за заштита на лични податоци:

• Постоење на изречна согласност од релевантното лице: Во случаи кога други услови за обработка на податоци не постојат, чувствителните лични податоци на релевантното лице може да бидат обработени од Компанијата, во согласност со општите принципи наведени во Наслов 3.1. и со преземање дополнителни безбедносни мерки, под услов релевантното лице да даде согласност по своја слободна волја, со доволно знаење за активноста за обработка на лични податоци, без двоумење и ограничено само на таа трансакција.

• Активноста за обработка на лични податоци е јасно предвидена со законите: Во овој случај, чувствителните лични податоци може да бидат обработени од Компанијата во рамките на соодветната законска регулатива.

• Релевантното лице ги објавило своите лични податоци: Личните податоци објавени од релевантното лице на кој било начин и ставени на располагање на сите како резултат на објавувањето, може да бидат обработени од Компанијата, ограничени на целта на објавувањето и во согласност со волјата на објавувањето, дури и без изречна согласност од релевантните лица.

• Неможност за добивање изречна согласност од релевантното лице поради фактичка неможност и обработката на лични податоци е задолжителна: Чувствителните лични податоци на релевантното лице кое не може да ја изрази својата согласност или чија согласност не може да се смета за валидна ќе бидат обработени од Компанијата ако обработката на чувствителни лични податоци е задолжителна за заштита на животот или физичкиот интегритет на релевантното лице или на трето лице.

• Задолжително за воспоставување, користење или заштита на право: Компанијата може да ги обработи чувствителните лични податоци на релевантните лица без нивна изречна согласност во рамките на задолжителното.

• Задолжително за заштита на јавното здравје, превентивна медицина, извршување на услуги за медицинска дијагноза, третман и нега, како и за целите на планирање, управување и финансирање на здравствени услуги од страна на лица под обврска за тајност или овластени институции и организации: Компанијата може да ги обработи чувствителните лични податоци на релевантните лица без нивна изречна согласност во рамките на задолжителното.

• Задолжително за исполнување на законски обврски во областите на вработување, здравје и безбедност при работа, социјална сигурност, социјални услуги и социјална помош: Компанијата може да ги обработи чувствителните лични податоци на релевантните лица без нивна изречна согласност во рамките на задолжителното.

• За фондации, здруженија и други непрофитни организации или формации основани за политички, филозофски, религиозни или синдикални цели, под услов да се во согласност со легислативата и нивните цели, ограничени на нивните области на активност и да не се откриваат на трети лица: Во случај да се однесуваат на нивните сегашни или поранешни членови и филијали, или лица кои се во редовен контакт со овие организации и формации, Компанијата може да ги обработи чувствителните лични податоци на релевантните лица без нивна изречна согласност во рамките на задолжителното.

4. ПРЕНЕСУВАЊЕ НА ЛИЧНИ ПОДАТОЦИ

Компанијата може да пренесува лични податоци во земјата или во странство во согласност со членовите 8 и 9 од Законот и дополнителните регулативи утврдени од Одборот за заштита на лични податоци.

• Пренесување на лични податоци на трети лица во земјата: Вашите лични податоци може да бидат пренесени од Компанијата ако е присутен барем еден од условите за обработка на податоци содржани во членовите 5 и 6 од Законот и објаснети во Наслов 3 од оваа Политика, и под услов да се следат основните принципи во врска со условите за обработка на податоци.

• Пренесување на лични податоци на трети лица во странство: Личните податоци може да бидат пренесени од нашата Компанија во странство во согласност со член 9 од Законот и принципите наведени во оваа Политика, со преземање на технички и административни мерки, како што е објаснето подолу.

  • (i) Пренесување врз основа на одлука за соодветност донесена за соодветната земја, меѓународна организација или сектори во земјата: Личните податоци може да бидат пренесени од Компанијата во странство ако е присутен еден од условите наведени во членовите 5 и 6 од Законот и ако постои одлука за соодветност донесена од Одборот за земјата, меѓународната организација или секторите во земјата каде што ќе се изврши преносот. Одлуката за соодветност ја носи Одборот и се објавува во Службен весник. Одборот може да побара и мислење од соодветните институции и организации доколку е потребно. Одлуката за соодветност се оценува барем на секои четири години. Како резултат на оценувањето или во други случаи што ги смета за неопходни, Одборот може да ја измени, суспендира или отповика одлуката за соодветност со ефект за напред.

  • (ii) Во отсуство на одлука за соодветност: Ако е присутен еден од условите за обработка на лични податоци наведени во членовите 5 и 6 од Законот и под услов релевантното лице да има можност да ги оствари своите права и да поднесе барање за ефективни правни лекови во земјата каде што ќе се изврши преносот, податоците може да бидат пренесени од Компанијата во странство ако една од соодветните гаранции наведени подолу е обезбедена од страните:

    • Ако постои договор што не е меѓународен договор склучен помеѓу јавни институции и организации или меѓународни организации во странство и јавни институции и организации или професионални организации со статус на јавна институција во Турција, и ако Одборот дозволи преносот, може да биде пренесен од Компанијата во странство.

    • Ако постојат задолжителни правила на компанијата, кои содржат одредби за заштита на личните податоци, што треба да се следат од компаниите во рамките на групацијата на претпријатија што вршат заедничка економска активност, и одобрени од Одборот, може да бидат пренесени од Компанијата во странство.

    • Ако постои стандарден договор објавен од Одборот, кој содржи прашања како категории на податоци, цели на пренос на податоци, приматели и групи на приматели, технички и административни мерки што треба да ги преземе примателот на податоци и дополнителни мерки преземени за чувствителни лични податоци, и ако Одборот е известен за овој стандарден договор во законскиот период, може да биде пренесен од Компанијата во странство.

    • Ако постои писмена обврска што содржи одредби што ќе обезбедат соодветна заштита, и ако Одборот дозволи преносот, може да биде пренесен од Компанијата во странство.

  • (iii) Пренесување врз основа на повремени случаи: Личните податоци, во отсуство на одлука за соодветност и неможност да се обезбеди една од соодветните гаранции, може повремено да бидат пренесени од Компанијата во странство ако е присутен еден од следните случаи:

    • Релевантното лице дава изречна согласност за преносот, под услов да е информирано за можните ризици.

    • Преносот е задолжителен за извршување на договор помеѓу релевантното лице и контролорот на податоци или за спроведување на пред-договорни мерки преземени на барање на релевантното лице.

    • Преносот е задолжителен за воспоставување или извршување на договор што ќе се склучи помеѓу контролорот на податоци и друго физичко или правно лице во корист на релевантното лице.

    • Преносот е задолжителен за надмоќен јавен интерес.

    • Преносот на лични податоци е задолжителен за воспоставување, користење или заштита на право.

    • Преносот на лични податоци е задолжителен за заштита на животот или физичкиот интегритет на лице кое не може да ја изрази својата согласност поради фактичка неможност или чија согласност нема правна валидност, или на некој друг.

    • Преносот се врши од јавен или отворен регистар до лица со легитимен интерес, под услов да се исполнети условите потребни за пристап до регистарот во соодветната легислатива и ако тоа го побара лицето со легитимен интерес.

Во рамките на општите принципи и услови за обработка на податоци содржани во членовите 8 и 9 од Законот, Компанијата може да врши пренос на податоци на страните категоризирани во табелата подолу:

5. ИНФОРМИРАЊЕ НА РЕЛЕВАНТНИТЕ ЛИЦА И ПРАВАТА НА РЕЛЕВАНТНИТЕ ЛИЦА

Според член 10 од Законот, пред обработката на личните податоци или најдоцна во моментот на обработката на личните податоци, релевантните лица треба да бидат информирани за обработката на лични податоци.

Според горенаведениот член, како контролор на податоци, Компанијата ја воспоставила неопходната внатрешна структура за да обезбеди информирање на релевантните лица во секој случај кога се врши активност за обработка на лични податоци.

Во овој контекст;

• За целта на обработката на вашите лични податоци, ве молиме погледнете го делот 2.2. од Политиката.

• За страните на кои се пренесуваат вашите лични податоци и целта на преносот, ве молиме погледнете го делот 4 од Политиката.

• За да ги испитате условите за обработка на вашите лични податоци што може да се соберат преку различни канали во физички или електронски средини, ве молиме погледнете ги деловите 3.2 и 3.3. од Политиката.

• Како релевантно лице, би сакале да наведеме дека ги имате следните права според член 11 од Законот:

  • Да дознаете дали се обработуваат вашите лични податоци,

  • Ако вашите лични податоци се обработени, да побарате информации за тоа,

  • Да дознаете за целта на обработката на вашите лични податоци и дали тие се користат во согласност со нивната цел,

  • Да ги знаете третите лица на кои се пренесуваат вашите лични податоци во земјата или во странство,

  • Во случај на нецелосна или неточна обработка на вашите лични податоци, да побарате нивна исправка и да побарате да се извести третите лица на кои се пренесени вашите лични податоци за оваа постапка,

  • Да побарате бришење или уништување на личните податоци во случај да исчезнат причините за нивната обработка, и покрај тоа што се обработени во согласност со Законот за КВК и другите релевантни законски одредби, и да побарате да се извести третите лица на кои се пренесени вашите лични податоци за оваа постапка,

  • Да се спротивставите на резултат што произлегува против вас исклучиво преку анализа на обработените податоци со автоматски системи,

  • Да побарате компензација за штета ако сте претрпеле штета поради незаконска обработка на вашите лични податоци.

Вашите барања во врска со горенаведените права можете да ги испратите до нашата Компанија со пополнување на Образецот за апликација на релевантното лице на Garenta Transport Solutions A.Ş. до кој можете да пристапите преку веб-страницата на Компанијата.

Вашите барања ќе бидат обработени бесплатно во најкраток можен рок и најдоцна во рок од триесет дена; меѓутоа, доколку постапката бара дополнителни трошоци, може да ви биде наплатена такса според тарифата утврдена од Одборот за заштита на лични податоци. Компанијата за време на оценувањето на апликациите прво утврдува дали лицето што поднесува барање е вистинскиот сопственик на правата.

Исто така, Компанијата може да побара детални и дополнителни информации за подобро разбирање на барањето доколку смета дека е потребно. Одговорите на барањата на релевантните лица се доставуваат писмено или во електронска форма.

Во случај на одбивање на барањето, причините за одбивањето ќе бидат образложени на релевантното лице.

6. БРИШЕЊЕ, УНИШТУВАЊЕ И АНОНИМИЗАЦИЈА НА ЛИЧНИТЕ ПОДАТОЦИ

И покрај тоа што се обработени во согласност со Законот за КВК и другите релевантни законски одредби, во случај да исчезнат причините за нивната обработка, личните податоци ќе бидат избришани, уништени или анонимизирани од Компанијата, по службена должност или на барање на релевантното лице, во согласност со упатствата објавени од Институцијата.

7. ОГРАНИЧУВАЊА ВО ВРСКА СО ОПСЕГОТ И ПРИМЕНАТА НА ЗАКОНОТ

• Според член 28 од Законот за КВК, бидејќи следните случаи не се во рамките на Законот за КВК, релевантните лица нема да можат да ги остварат своите права во врска со следните прашања:

  • (1) Обработка на лични податоци од страна на физички лица исклучиво во рамките на активности поврзани со него или со членови на семејството кои живеат во истиот дом, под услов да не се дадат на трети лица и да се усогласат со обврските за безбедност на податоците.

  • (2) Обработка на лични податоци за цели како официјална статистика, истражување, планирање и статистика преку нивно анонимизирање.

  • (3) Обработка на лични податоци за уметнички, историски, книжевни или научни цели или во рамките на слободата на изразување, под услов да не се нарушува националната одбрана, националната безбедност, јавната безбедност, јавниот поредок, економската безбедност, приватноста на личниот живот или правата на личноста или да не претставува кривично дело.

  • (4) Обработка на лични податоци во рамките на превентивни, заштитни и разузнавачки активности што ги вршат јавни институции и организации овластени со закон за да се обезбеди национална одбрана, национална безбедност, јавна безбедност, јавен поредок или економска безбедност.

  • (5) Обработка на лични податоци во врска со истраги, гонења, судења или извршни постапки од страна на судски органи или органи за извршување.

• Усогласено и пропорционално со целта и основните принципи на овој Закон, членовите 10 и 11 од Законот за КВК, кои ги регулираат должностите за информирање на контролорот на податоци и правата на релевантното лице, со исклучок на правото да се бара компензација за штета, не се применуваат во следните случаи:

  • (1) Обработката на лични податоци е неопходна за спречување на кривично дело или кривична истрага.

  • (2) Обработка на лични податоци што се објавени од самото релевантно лице.

  • (3) Обработката на лични податоци е неопходна за спроведување на ревизорски или регулаторни должности или дисциплинска истрага или гонење од страна на јавни институции и организации или професионални организации со статус на јавна институција, овластени со закон.

  • (4) Обработката на лични податоци е неопходна за заштита на економските и финансиските интереси на државата во врска со буџетски, даночни и финансиски прашања.

8. ТЕХНИЧКИ И АДМИНИСТРАТИВНИ МЕРКИ ПРЕТОДЕМЕНИ ЗА БЕЗБЕДНО ЧУВАЊЕ НА ЛИЧНИТЕ ПОДАТОЦИ И СПРЕЧУВАЊЕ НА НИВНА НЕЗАКОНСКА ОБРАБОТКА И ПРИСТАП

Нашата Компанија, во согласност со член 12 од Законот за КВК, ги презема сите потребни технички и административни мерки за да обезбеди ниво на безбедност.

Во овој контекст, нашата Компанија ги презема сите потребни (i) административни и (ii) технички мерки, (iii) воспоставува систем за ревизија во рамките на компанијата и (iv) постапува во согласност со мерките предвидени во Законот за КВК во случај на незаконско откривање на лични податоци.

8.1. Административни мерки преземени од нашата Компанија за да се обезбеди законита обработка на личните податоци и да се спречи незаконски пристап до нив

• Компанијата ги едуцира своите вработени и обезбедува нивна свесност во врска со правото за заштита на личните податоци.

• На договорите склучени со лица на кои личните податоци се пренесуваат на законски начин и со трети лица доколку се добиваат технички услуги за чување на личните податоци, се додаваат одредби во врска со преземањето на неопходните мерки за спречување на незаконска обработка на личните податоци, спречување на незаконски пристап до податоците и обезбедување на законско чување на податоците и обезбедување на усогласеност со овие мерки во нивните сопствени организации.

• Активностите за обработка на лични податоци што ги врши нашата Компанија се испитуваат детално, и во овој контекст, се утврдуваат чекорите што треба да се преземат за да се обезбеди усогласеност со условите за обработка на лични податоци предвидени во Законот за КВК.

• Практиките што треба да се исполнат за да се обезбеди усогласеност со Законот за КВК се утврдуваат и се регулираат со внатрешни политики.

8.2. Технички мерки преземени од нашата Компанија за да се обезбеди законита обработка на личните податоци и да се спречи незаконски пристап до нив

Нашата Компанија, во врска со заштитата на личните податоци, презема технички мерки во согласност со технолошкиот развој и преземените мерки се ажурираат и обновуваат паралелно со развојот.

• Во техничките прашања се вработува стручен кадар.

• Се вршат редовни ревизии за спроведување на преземените мерки.

• Се инсталираат софтвер и системи кои ќе обезбедат безбедност.

• Овластувањето за пристап до личните податоци што се обработуваат во нашата Компанија е ограничено на соодветните вработени во согласност со одредената цел на обработка.

8.3. Спроведување на ревизорски активности

Компанијата, во согласност со член 12 од Законот за КВК, го ревидира функционирањето на техничките и административните мерки преземени во рамките на заштитата и безбедноста на личните податоци и спроведува практики кои ќе обезбедат континуитет на функционирањето. Овие резултати од ревизијата се известуваат на соодветниот оддел во рамките на внатрешните операции на компанијата и се спроведуваат неопходните активности за подобрување на сите преземени мерки.

8.4. Мерки што треба да се преземат во случај на незаконско откривање на лични податоци

Ако личните податоци обработени во согласност со Законот за КВК и соодветната легислатива се добиени од други лица на незаконски начин, Компанијата, во согласност со член 12, став 5 од Законот за КВК, без одлагање ќе го извести Одборот за КВК и соодветните релевантни лица.

9. ДЕФИНИЦИИ